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시너지시스템즈의 대표 ERP인 OMEGA Plus가 여러 산업분야에서 어떻게 활용이 되고 어떤 효과가 있는지를 보여주는 활용사례 연재를 통해 여러 업종에서 ERP를 도입하고자 하는 분들에게 도움을 주고자 한다. 시리즈 스물 일곱 번째로 버스 운수회사에서 OMEGA Plus가 어떻게 쓰이고 있는 지를 알아본다(편집자 주) 

대부분의 사람들이 매일 이용하고 수시로 타는 시내버스가 어떻게 운행되는지 생각해 본 사람은 거의 없을 것이다. 수백여 대의 버스와 운전 기사 그리고 복잡한 각 노선 별, 버스 마다 다른 차고지 별로 각각인 내용을 서로 맞추어 순서를 배정하고 기사가 어느 버스를 언제 운전할 것인가를 정하는 것을 배차관리라고 한다. 그런데 이 복잡한 배차관리가 시스템이 아닌 사람의 작업으로 이루어지고 있었다면 그 결과가 어떨까? 아무리 베테랑인 배차관리 담당자가 한다고 해도 정확성과 신속성은 떨어지게 되어 있다. 실제로 이런 부정확하고 주먹구구식의 배차관리 시스템으로 인해 기사들의 피해는 물론 시민들이 내는 요금과 세금도 보이지 않는 낭비가 심했다.

국내 굴지의 버스회사인 F사도 이런 고질적인 문제를 해결하고 어떻게 하면 정확하고 편리한 버스 배차관리가 될 수 있을까를 수년간 고민해 왔다. 수십 년간 배차만 관리해온 담당자들도 해결책이 없어 답답한 것은 마찬가지. 그래서 사람이 일일이 수기로 하던 것을 컴퓨터 시스템으로 대체가 가능한 것인지 검토를 하기 시작했다. 하지만 이에 맞는 시스템을 쉽게 찾을 수 없었다. 비슷한 시스템으로 전세버스나 택배회사의 배차 시스템들이 있었지만 수십 개 노선, 수백 대의 차량, 백여 명의 운전기사를 수용할 수 있는 시스템은 어디에도 없었다. 더욱이 어려운 것은 자사 노선 배차뿐만 아니라 비슷한 노선을 운행하고 있는 타사의 운행과도 겹치지 않고 피해야 하는 등 어려움이 하나, 둘이 아니었다.

이런 와중에 F사는 오픈소스(open api)를 이용한 자바(java) 프로그램으로 배차관리 시스템으로 개발하기로 하고 국내 ERP 전문 업체들을 알아보던 중 인터넷 검색을 통해 ㈜포렌의 “오메가플러스”라는 제품이 자바로 개발된 시스템이라는 사실을 파악했다. 포렌 담당자와의 컨택을 통해 자사의 복잡한 업무 구조와 버스 기사들 그리고 배차 담당자들의 상황을 설명하고 F사에 맞는 맞춤형 배차관리시스템을 만들 수 있는지 의뢰했다. 포렌은 과거에 수많은 산업 분야에서 ERP를 개발해왔지만 사실 시내 버스 배차관리 시스템이라는 독특한 시스템을 개발해 본 적은 없었다. 

하지만 포렌은 그동안 장비 렌탈업과 서비스업 등의 ERP 시스템을 구축하면서 경험을 했던 모듈 중 장비 관리, 유통 재고 관리, 실적관리 그리고 영업맨들의 근태, 일과 관리 등과 배차시스템이 크게 다르지 않다고 판단해 F사의 배차관리 전 업무에 대한 파악에 착수했다. 즉 유통 재고관리 모듈은 운행되는 버스와 운행되지 않고 있는 버스는 유통의 개념이고 각 차고지 마다 비치하고 있는 고장 차량 수리에 들어가는 부품과 각종 소모품 들은 재고관리의 개념과 다르지 않았다. 또한 영업맨들의 근태관리와 실적관리도 운전기사의 근태관리와 운행관리와 똑같은 개념이기 때문이다. 따라서 컨셉만 조금 변경하면 버스배차관리 로직을 만들 수 있다고 본 것이다.

이에 따라 배차 담당자들이 수기로 작성한 엑셀 자료를 가지고 각 차고지의 반장들이 운전기사에게 구두로 지시하는 업무의 특성을 먼저 자세하게 파악했고 또 각 기사와 버스의 운행일보, 각 기사마다의 배차현황 그리고 배차 담당자들이 작성한 대로 실제로 버스가 운행이 되었는지 등 일일이 점검을 통해 놀라운 사실을 발견한다. 즉 배차 담당자들이 각 차고지 마다 반장들에게 내려 준 배차 내용이 제대로 지켜지지 않고 있었으며 반장들이 임의로 배차 내용과는 다르게 현장 상황에 맞게 운행이 되고 있었다. 

이렇게 시트의 배차 지시 내용과 현장의 운행 상황이 다르다 보니 어느 버스가 어떻게 운행이 되고 어느 기사가 어떻게 운행을 하는 지 정확한 파악이 될 리가 없었다. 이에 따라 포렌의 오메가플러스는 배차관리시스템을 구축하면서 제 1의 목표로 배차 담당자의 배차 지시 내용과 현장의 실제 운행 상황이 정확하게 일치하는가에 두기로 했다. 그동안은 이 내용들이 달라 차후에 운행 실적을 파악하려 해도 일치하지 않아 마치 불가침 영역처럼 여겨졌다. 이 운행 내용을 결산해 회사 경영층에게 보고하는 자료 역시 정확하지가 안았고 또 경기도에 보고해야 하는 운행실적 또한 정확할 리가 없었다.

약 1개월에 걸친 업무 파악이 어느 정도 되자 본격적인 배차 로직을 만들고 개발에 착수했다. 그런데 여기도 또 하나 고려해야 할 중요한 포인트가 있었다. 그동안 배차를 담당해 왔던 담당자들이 수기로 하던 내용을 시스템으로 입력하는 것에 대한 거부감을 해결해야 하는 것이다.

F사는 버스의 배차관리시스템의 핵심은 유용 가능한 버스와 효율적인 운전 기사 배치의 조화에 있다고 보고 버스 배차관리 시스템과 운전기사 근태 관리시스템을 최우선적으로 개발하기로 결정했다. 따라서 그동안 근태관리를 위해 사용하던 출근카드 시스템의 정확성을 보완하기 위해 운전기사들의 지문을 인식하는 지문시스템과 카드시스템을 병행해 근태관리릏 할 수 있게 보완했다. 이는 그동안 출근카드를 대리인이 찍어도 되었던 부정한 근태관리를 개선해 운전기사 근태의 정확성을 기초로 버스 배차 관리의 정확성도 높이도록 했다. 

F사 배차 담당자가 가장 큰 애로를 느끼고 있던 점은 수기작업을 통해 엑셀시트로 한 달 분의 배차 내용을 일일이 만들어 각 차고지의 반장들에게 전달해도 운전 기사 근태 데이터와 일치하지 않아 나중에 급여 정산 등 결산 작업을 할 때 맞지가 않아 며칠 밤을 고생해야 했다는 것이다. 

실제로 이 배차관리 시스템이 도입되기 이전에는 담당자가 20대의 배차 계획표를 각 차고지 반장들에게 전달해도 현장에서는 이 데이터를 무시하고 반장들이 그때그때 상황에 맞게 임의로 수정 운행해 통계 데이터와는 차이가 많이 있었다. 그리고 이 임의 수정해 운행했던 데이터들도 기록이 되고 관리되지 않으니 한 달 전에 고생해서 수기로 작성했던 계획과 한 달 뒤 결산한 데이터와 달라 운전기사 급여를 책정하는 근무 데이터들도 정확성이 떨어지는 등 악순환이 이어지고 있었다. 

오메가플러스 배차관리시스템이 도입된 후에는 이런 폐단이 깔끔하게 해결이 되었다. 각 차고지 현장에서 반장들이 습관처럼 해오던 임의 조정 운행을 할 경우 사전에 변경하는 사유를 입력해야 배차관리 시스템의 배차 데이터를 볼 수 있기 때문이다. 

포렌이 시내버스 배차관리 시스템을 개발하는 데는 예상했던 것 보다 실제로 현장에서는 더욱 애로를 겪었다. 500여 대가 넘는 버스, 수 십 개에 달하는 각각의 운행 노선, 노선 별 차고지, 운전기사의 2교대 또는 근무일 휴가일의 다양성, 첫차 막차 운행 시간에 따른 기사 별, 시간 별 조정 배치 등 복잡하고 변화가 무쌍한 내용이 너무 많았다. 여기다 한 노선에 F사 버스만 운행되는 것이 아니라 경쟁사 버스도 운행이 되고 있었기 때문에 경쟁 버스와 겹치지 않게 운행 시간을 적절하게 관리해야 하는 사내, 사외 환경을 모두 고려해 시스템을 개발하는 것은 여간 어려운 작업이 아니다. 수십 년을 현장에서 근무하며 익혀온 배차 담당자들도 어려워하던 것을 불과 몇 달 만에 구축한다는 것은 보통 일이 아니었다. 

오메가플러스 개발팀은 상황을 파악한 후 우선 고려한 사항은 그동안 수기로 해오던 담당자들이 어떻게 하면 예전처럼 편하게 시스템에 대한 거부감 없이 사용을 할 수 있게 할 것인가 이었다. 과거 유사한 구축 경험과 사례에서 보았듯이 아무리 훌륭하고 최신의 시스템을 만들어 놓아도 현장의 담당자들이 사용하기 어렵고 불편함을 느낀다면 아무 소용이 없는 그림의 만찬 같은 것임을 잘 알기 때문이다. 따라서 이번 버스 배차관리시스템도 현장 배차 담당자들의 사용환경 의견을 반영해 UI를 아주 쉽게 비주얼 게임처럼 개발을 했다. 배차해야 하는 가용 가능한 버스를 그래픽으로 그리고 또 각 운전기사들의 사진을 입력해 배차해야 하는 버스와 시간에 기사 사진을 드래그해서 부치기만 하면 배차 시간이 완료되도록 해 누구나 어려움 없이 작업이 쉽고 빠르게 되도록 했다.

배차 담당자들이 좋아진 점은 이뿐만이 아니다. 버스 회사들을 관리하는 상부기관(도청이나 시청)에서 운행 보조금 등 각종 지원을 받기 위해 정기적으로 보고해야 하는 데이터 작성도 이번 시스템 도입으로 경이적인 개선이 되었다. 과거 운행 데이터를 상부기관에서 원하는 양식(21 개나 되는 항목을 일일이 맞추는 작업은 매우 복잡하다)에 맞게 작성을 하기 위해서는 몇 날, 며칠을 작업해도 정확하게 작성하기가 힘들었는데 이제는 한, 두 시간 안에 정확하게 작성이 가능하게 되어 업무 스트레스도 대폭 줄었다. 오메가플러스에 상부기관의 양식과 똑 같이 항목을 개발해 놓아서 별도의 정리작업 없이 해당 데이터만 그대로 가져다 넣으면 되도록 했다.

운전기사들도 근무환경과 업무 스트레스가 대폭 개선되었다는 의견이다. 과거에는 배차담당자가 수작업으로 하는 한계가 있어 다른 기사에 비해 자기 배차 시간과 운행 일이 상대적으로 불리하고 나쁘다고 생각했는데 이제는 시스템에서 내가 힘든 근무 시간과 배차를 이 번에 배정 받았다면 다음에는 편한 순번으로 순차 배치가 되고 있어 나만 손해보고 있다던 생각이 데이터에 의한 정확한 배차로 불만이 줄어 들었다. 이 뿐 아니다. 운전기사가 평소 급 브레이크, 급 발진 등의 운전 습관에 따른 운행 기록과 또 자신이 일정 부분 부담을 해야 했던 사고들도 각 기사들 마다 이력관리가 되어서 자신의 문제를 자기가 보고 정확하게 알 수 있어 사고도 줄이고 안전 운전과 잘못된 운전 습관도 개선이 되는 부가 효과도 얻었다고 한다.  

F사가 버스 배차관리 시스템을 도입한 목적은 회사의 가장 큰 자산인 운전기사와 버스의 효율적인 관리를 통해 경영 효율을 개선하고 선진 버스회사로 도약하기 위한 것이다. 그동안 이 두 자원의 관리가 실제 데이터에 의한 정확한 관리가 아니라 현장과 상황에 따라 임의적으로 운행되면서 낭비되는 요소가 하나, 둘이 아니었기 때문이다. 

버스의 적절인 배차로 운행이 효율화 되면 버스 관리에 들어가는 각종 비용도 적정화되는 효과가 있고 또 운전기사들의 정확한 근태 관리와 배차 관리가 되면 그에 상당하는 급여와 각종 수당이 합리적으로 책정돼 운전기사 만족도 높아져 좋은 회사가 될 수 있다. (실제로 운전기사 급여시스템은 기본급과 운행기록에 따른 여러 가지 수당이 연계돼 복잡하다) 

F사는 이번에 구축한 배차관리시스템이 한 눈에 즉시 운행 상황을 파악할 수 있어 버스 경영 효율화는 물론이고 운전기사 근무 환경 개선에도 효과가 있을 것으로 보고 있다. 따라서 1차로 구축한 운행 배차관리와 운전기사 근태관리에 만족하지 않고 오메가플러스 ERP의 전 모듈(인사, 회계, 재무, 재고관리 등)을 추가로 개발할 예정이다. 이렇게 되면 국내 최초로 버스회사 ERP 시스템 구축이라는 새로운 역사를 쓰게 될 것이다. (F사는 버스 운행에 들어가는 각종 차량 정비 부품 과 소모품 등 각종 장비 제고 관리에도 시스템에 의한 효과가 클 것으로 예상하고 있어 즉시 도입을 계획 중이다)

<한 눈에 파악이 가능한 관리자용 데쉬보드>