최근 일본에서 캐논전자의 비용 줄이기가 화제가 되고 있습니다. 불황을 맞아 궁극적으로 비용을 얼마나 줄일 수 있는지를 알게 해 주는 사례입니다.

캐 논전자는 일단 회사 내부에 쓰레기통을 모두 제거했다고 합니다. 쓰레기통을 회사 내부에서 제거하자 사람들의 행동이 달라지기 시작했습니다. 첫째는 웬만한 자료는 컴퓨터 파일형태로 정리하게 됐습니다. 컴퓨터가 보급이 된 뒤, 종이가 사라질 것이라는 믿음과는 달리 오히려 종이 사용량이 증가한 것과는 대조적입니다.

자신이 만든 종이서류는 자신이 처리를 해야만 되기 때문에 종이를 덜 쓰게 된 것입니다. 회사에 나오는 각종 폐지는 일종의 산업 폐기물로 분류돼 별도의 처리 비용을 지급해야 합니다. 반대로 가정에서 종이를 처리할 때는 보통 분리수거를 하기 때문에 비용이 발생하지 않습니다. 캐논전자는 종이 사용량이 줄어서 좋고, 또 종이 쓰레기 처리 비용이 감소해서 득을 보는 일석이조의 효과를 거두었습니다. 

캐논전자는 회의실에서 의자를 없애버렸습니다. 서서 회의를 하다 보니 결정속도도 빨라졌습니다. 15분 이상 지속된 회의는 거의 사라졌습니다. 과거에는 회의에 참석해서 안건에 대한 보고를 받고 토론을 했으나, 회의실에 의자가 사라진 뒤에는 사전에 회의 내용을 파악하고 회의에 참석하는 문화가 생겼습니다. 회의가 느슨하게 운영되면서 사라지는 보이지 않는 비용도 확 줄어버렸습니다.

그전까지 ‘회의를 효율적으로 해라’, ‘ 종이를 절약하자’고 귀가 따갑게 얘기를 해도 통하지 않던 것이 쓰레기통을 제거하고, 의자를 없앰으로써 가능하게 된 것입니다. 

인 간의 행동양식은 작은 물리적 변화로 인해 크게 달라집니다. 그런 변화가 업무의 생산성을 크게 좌우합니다. 작은 배치의 변화, 즉 물건을 없애거나 새로 설치하고, 위치를 바꾸는 것이 업무의 신속성, 커뮤니케이션의 증가, 비용의 절감, 인간으로서의 존엄과 같은 형식으로 나타납니다. 영어로 이를 공간심리학 등으로 부르기도 하는데 적절한 우리말이 없는 것 같아 이를 ‘배치의 심리학’이라고 하는 게 어떨까 합니다.

‘아이 터치’ 부족한 의사, 오진율 높아

요즘 병원에 찾아가 보신 분들은 느끼셨겠지만 환자가 진료실에서 의사의 옆 얼굴만 보고 얘기를 하는 광경이 흔해졌습니다. 흔히 말하는 ‘아이 터치(Eye touch)’가 부족한 상황입니다. 환자의 진료기록과 치료에 필요한 각종 자료들이 컴퓨터에 영상으로 입력되면서 의사는 환자의 얘기와 모습, 그리고 진료기록을 종합해 진단을 하기 보다는 그냥 책상 위에 있는 컴퓨터 모니터만 보고 자료를 판독해서 결론을 내리고 맙니다. 이럴 경우 두 가지 문제가 발생할 수 있습니다. 첫째는 환자들의 병원에 대한 만족도가 떨어집니다. 환자들은 의사들이 자신의 병에 대한 설명을 제대로 듣지 않는다고 생각하는 겁니다. 둘째는 의사들의 오진율이 높아질 수 있습니다.

기계로만 판단하기보다는 환자의 얼굴색, 말투, 정신 상태까지 고려하는 치료를 해야만 정확한 진단과 처방을 내릴 수 있는데, 컴퓨터를 통한 판단만 할 경우 아무래도 오진 확률이 높아질 수 있습니다. 아시아권의 의료 선진국인 싱가포르의 일부 병원은 이런 문제를 막기 위해 컴퓨터 화면을 아예 책상의 판에 넣어, 환자와 의사가 서로 얼굴을 보면서 대화를 할 수 있도록 했습니다.

이런 작은 배치의 변화 외에도 보다 큰 차원에서 사무실 배치도 생산성 향상과 직결됩니다.

영어에 코너 오피스(Corner Office)라는 표현이 있습니다. 이런 자리는 대체로 사무실에서 창밖의 광경을 전혀 볼 수 없는 자리나, 한쪽 면 밖에 개방되어 있지 않은 자리에 비해 높은 자리의 사람들 차지로 알려져 있습니다. 우리나라의 과거 사무실을 보면 부장급이 각 사무실에서 창 쪽으로 안고, 서열 순으로 책상을 사무실 안쪽으로 배치한 경우가 많았습니다. 역방사형 구조라고 보시면 됩니다.

이는 부장들의 권위를 인정하면서 위계질서를 바탕으로 회사를 운영하겠다는 철학이 담겨진 배치입니다. 이럴 경우 통상 부장급들은 자기 부서의 영주 역할을 하고, 서로 다른 부서간의 의사소통도 제대로 이뤄지지 않습니다. 반대로 부장들의 자리를 사무실 중심부에 모아두고 방사형으로 각 부서가 퍼져나간 형태로 자리를 만들면 부장들 사이의 커뮤니케이션이 강화됩니다.

사무실 배치 방식따라 효율성 차이나

사무실 자리 배치에는 인간에 대한 철학, 당시 사회의 지배적인 이데올로기 등도 적잖이 반영됩니다.

자 리 배치에 대해 나름대로 체계적으로 연구한 사람은 극단적인 업무 효율성을 추구했던 프레드릭 테일러(Fredrick Taylor)였습니다. 사람들의 특정 작업에 소요되는 시간까지 스톱워치로 측정하는 테일러리즘의 창시자로 유명한 그는 사무실 배치를 다음과 같이 디자인 했습니다. 그는 한 사무실에 부서의 사람들을 모으고, 공간을 완전하게 터버린 뒤 관리자가 전체 직원을 감독할 수 있도록 했습니다. 이는 20세기 초반 능률지상주의가 지배했던 미국 사회의 분위기를 그대로 반영한 것입니다.

한 편, 1960년대 독일식 사무실 디자인이 세계에 보급되기 시작했습니다. 그동안 고위관리직의 사무실 내 별도의 사무실을 마련해 주던 방식에서 벗어나 업무의 성격에 따라 얘기를 많이 해야 하는 부서 사람들의 배치는 바퀴모양으로 책상을 놓도록 했습니다. 다만 부서 간에 벽을 친다는 방식으로 구획을 확실하게 획정하는 방식까지는 진척이 되지 않았습니다. 1968년부터는 사각(四角)의 상자로 불리는 큐빅클이 본격적으로 업무현장에 도입이 됐고, 1980년대부터는 완전히 각 개인이 큐비클 안에 들어가서 일하는 방식이 일상화 됐습니다.

그 결과 옆에 동료가 죽어도 모를 정도로 사람들 간의 커뮤니케이션이 단절되는 부작용이 발생했습니다. 오늘날에는 부서의 성격, 예를 들면 기획업무, 영업업무, 경리업무 등 담당 부서의 성격상, 또 신속한 결정을 중시하느냐 합의를 중시하느냐에 따라 배치가 달라져야 한다는 데 의견의 일치를 보고 있습니다.

사람들은 공간의 작은 변화에도 크게 행동을 바꾸는 동물입니다. 이 때문에 지식 경영으로 유명한 노나카 이쿠지로 교수는 회사 내에 다양한 비공식적인 정보 공유 공간을 마련해 회사의 문제를 창의적으로 해결하라고 권합니다. 일하는 사람에게 최적이면서 생산성도 높일 수 있는 배치에 대해 불황일수록 더 생각을 많이 해야 한다고 생각됩니다